iiko на выезде: как кейтеринговая компания перестала работать вслепую

Кейтеринг — это ресторан, у которого нет своих стен

Гулевич Кейтеринг работает на территории клиента. Корпоратив в офисе, свадьба в загородном клубе, фуршет на выставке — каждый раз новое пространство, новые условия, новая логистика. И каждый раз та же задача: накормить много людей качественно, быстро, без ошибок.

Со стороны это выглядит как праздник. Изнутри — это производство, склад, транспортная логистика и живые деньги, которые нужно считать точно.

Когда кейтеринговая компания работает без системы — или с системой, которую никто толком не умеет использовать — каждое мероприятие становится ещё и операционным испытанием.

Где теряется кейтеринг без автоматизации

Кейтеринг — один из немногих форматов, где к стандартным болям общепита добавляется мобильность. И это усиливает каждую проблему.

Склад без учёта — это угадайка перед каждым мероприятием. Сколько ингредиентов нужно закупить? Что осталось с прошлого события? Без системы списания и складского учёта ответ всегда приблизительный. Результат — либо закупили лишнего и списали, либо не хватило и пришлось импровизировать.

Калькуляция «на глаз» убивает маржу. Кейтеринг считает деньги заранее — стоимость мероприятия формируется до его проведения. Если нет точной себестоимости блюда, нет понимания, сколько реально заработали. Прибыль есть, но какая — непонятно.

Персонал меняется от события к событию. Привлечённые официанты, повара на проектной основе — каждый раз разные люди. Если нет чёткой системы и обученных операторов внутри компании, качество работы зависит от того, кто приехал сегодня.

Бумажные заказы на выезде — это хаос. Без мобильного или кассового решения учёт на мероприятии превращается в блокноты, устные договорённости и разборки по факту.

Что мы сделали

Оборудование у компании уже было. Задача была другой: настроить систему под специфику кейтеринга и научить команду работать с ней правильно.

Работы:

• Пуско-наладочные работы iiko: установка, настройка, адаптация под формат кейтерингового бизнеса
• Обучение персонала: как работать с системой в полевых условиях, вести учёт на выезде, контролировать списания

Именно обучение здесь — ключевой элемент. Кейтеринговая компания не может позволить себе ситуацию, когда систему понимает один человек. На выезде работает команда — и каждый должен знать, что делать.

iiko для кейтеринга: не очевидно, но работает

Многие владельцы кейтеринговых компаний думают, что iiko — это «для ресторанов с залом». На практике система закрывает именно те задачи, с которыми кейтеринг сталкивается чаще всего.

Складской учёт и калькуляция. iiko считает себестоимость каждого блюда на основе технологических карт. Перед мероприятием — точный расчёт закупки, после — автоматическое списание. Никаких приблизительных цифр.

Отчётность по событиям. Каждое мероприятие можно выделить как отдельную точку учёта: что продали, что списали, какая маржа. Со временем это превращается в базу данных по рентабельности разных форматов событий.

Контроль без присутствия. Владелец или управляющий видит в реальном времени, что происходит на выезде — сколько позиций отдано, какие остатки, нет ли расхождений. Даже находясь в другом месте.

Единая база гостей и клиентов. Корпоративные клиенты, которые заказывают кейтеринг регулярно — их историю, предпочтения и договорённости можно хранить в системе. Это работает на повторные продажи и персонализацию.

Итог

Гулевич Кейтеринг получил не новое оборудование, а работающую систему и команду, которая умеет с ней обращаться. Иногда именно это и нужно: не «купить автоматизацию», а наконец запустить ту, что уже есть.

Для кейтеринга — формата, где каждое мероприятие это отдельный мини-бизнес — это меняет качество работы принципиально.

Занимаетесь кейтерингом или выездными мероприятиями?

iiko умеет работать за пределами ресторанного зала — и мы умеем его под это настроить.